GTD (Getting Things Done) er en metodikk som handler om å få kontroll på dine gjøremål. I et velfungerende GTD-system vil du alltid jobbe effektivt, ha en tom innboks og mental kontroll på det du har å gjøre. Her er en kort oppsummering:
Innboksen min er tom, er det mulig?... :-) Klikk på bildet for å åpne i større versjon
- Definer innbokser, for eksempel en innboks for e-post, en for papirark på jobben, og en for private ark hjemme. Alt som mottas skal inn i innboksen.
- En innboks, særlig for e-post, skal nesten alltid være tom. Elementene skal behandles med en gang (eller med jevne mellomrom). Start på toppen, jobb nedover, og ikke slutt før du er ferdig!
- For hvert element du bearbeider i innboksene dine, skal du spørre deg: Hva er dette? Kan jeg gjøre noe med det?
- Hvis nei (at du ikke kan gjøre noe med dette) skal du enten:
- slette det
- legge det i en mappe for mulig oppfølging en eller annen gang (altså en kanskje-liste eller kanskje-mappe)
- lagre det i et arkiv (typisk mappe i e-postsystemet ditt, mappe på datamaskinen din eller fysisk mappe)
- Hvis ja (du kan gjøre noe med dette - "action"), så gjør ett av følgende:
- Hvis det er en større sak (flere deloppgaver), så lag et prosjekt av dette, eller legg oppgaven til i et eksisterende prosjekt.
- Hvis oppgaven kan løses på mindre enn 2 minutter, så gjør det med en gang
- Deleger oppgaven til andre, hvis mulig, og legg i en mappe "vent" i fall du må følge opp når oppgaven er løst av den andre parten.
- Utsett til et spesielt tidspunkt (legg i kalenderen) eller legg i en ASAP-todo-liste (gjøremål som skal gjøres så fort som mulig) som du jevnlig går igjennom når du har ledig tid og trenger "noe å gjøre".
- Prosjekter er som nevnt over, litt større grupper av oppgaver. Det er viktig å behandle også prosjektene med jevne mellomrom. Behandlingen blir på samme måte som over: Gjør umiddelbart hvis mindre enn 2 minutter, deleger til andre, eller legg i en ASAP-todo-liste eller i kalenderen.
Klikk på bildet for å åpne i større versjon
Dersom en følger GTD, skal en i teorien (og mange klarer det i praksis) klare å gjøre ting mye mer effektivt, og til riktig tid. I tillegg, og kanskje det viktigste poenget: En føler at en blir kvitt den mentale belastningen det er å hele tiden vite at en skal gjøre noe, uten nøyaktig å vite hva. Det å se på en innboks med 100 eller 1000 elementer er slitsomt, og fører ofte (i følge GTD-teorien) til at en ikke klarer å begynne en gang. Med GTD som metodikk vil en kunne tenke kreativt i visshet om at systemet håndterer når en skal gjøre hva. Samtidig vil en få mye bedre kontroll over hva som skal gjøres.
Det er enkelt å få innboksen tom, bare kjør gjennom presentasjonen til Merlin Mann under. Egentlig en veldig bra presentasjon!
Til slutt: Merlin Mann skriver et interessant innlegg som mange menn (meg inkludert), og kanskje også noen damer, kunne hatt godt av å lese: My War on Clutter: Never “organize” what you can discard
Innlegg
