For første gang på lenge er innboksen tom. En såkalt Inbox Zero. Alt er prosessert. Det er en god følelse som anbefales alle som får mer enn 3 e-poster om dagen. Er det mulig å fortsette slik?
Det enkleste er å slette alt, men da gjør en neppe jobben sin med mindre en bare får spam.
Det nest enkleste er å av og til slette seg ned til null, men det tar tid og da har en gjerne en tung bør å bære helt til det gjøres.
Det vanskeligste, men beste, er å legge om e-postrutinene. Hvis en klarer det, letter en stor bør, og en føler at en får tilbake kontrollen over innboksen. Trikset blir å til en viss grad følge GTD-metodikken. Hver innkommende e-post behandles umiddelbart. Jeg anbefaler å gjøre følgende for hver gang du sjekker e-post, som for øvrig ikke trenger å være mer enn 1-2 ganger per dag...
For hver e-post, les, tenk og velg én:
- Slett: Trykke Delete-knappen. God følelse!
- Gjør med en gang: Hvis e-posten innebærer en oppgave som er liten (2 minutter), så rett og slett gjør den! Just do it!
- Arkiver for senere bruk: Hvis e-posten kan bli nyttig senere, så lagre
- Flytt til en av følgende mapper:
- 1-GTD-Action: Ting som må gjøres, men som tar litt mer tid, legges hit. Kan vurdere å heller lage den om til et prosjekt (i din todo-liste) og deretter slette e-posten eller arkivere.
- 2-GTD-Kanskje-Tid: Ting du tror kan være lurt, men som kom på feil tidspunkt. Gå gjennom for eksempel 1-2 ganger per måned og revurder om dette fortsatt er aktuelt.
- 3-GTD-Vent: Veldig mye e-post er av typen: Vent på informasjon. Du sender typisk ut e-post med spørsmål om noe, men hva om du ikke får svar og må følge opp? Du mottar informasjon men kan ikke gjøre noe med dette før du har fått mer informasjon fra noen andre. Det står VENT skrevet med store bokstaver på slik e-post! Typisk gjennomgå denne mappen 1-2 ganger per uke.
Nei, det er ikke noe feil på bildet over. Innboksen er tom!
Metodikken over vil fungere. Den gjør at du får gjort unna ting. Den gjør deg mer produktiv. Den hjelper deg å bli mer responsiv. Den gir deg bedre oversikt. Det eneste er at den (metodikken) krever at du følger den slavisk, og at du regelmessig gjennomgår mappene 1, 2 og 3. Lykke til mot målet: En tom innboks!
Innlegg
Denne metoden vert anbefalt på det sterkaste! Bruk dette som hovudprinsipp, men gjerne med eigne variantar. I tillegg kan det vere lurt å opprette filter på serveren eller klienten slik at ein del av e-posten sorterer seg sjølv. Eg baserer filter på avsendar og/eller stikkord.
SvarSlettEigen kvasistruktur:
1. TODO (Må gjerast snarast)
2. Prosjekt (ting som skal gå over ein periode)
3. Skole-Hjem (Vert filtrert. Alt til/frå føresette til klassen)
4. IKT (Autofilter, alt frå IKT-avdelinga, og spesifikke stikkord)
5. Lager (Ting eg må ta vare på)
6. Moro (filtrerer på stikkord og avsendarar)
= Tom innboks minimum kvar fredag.
Er ein brukar av Outlook kan det vere praktisk med tillegget xobni (xobni.com).
Smart dette med filter, det har jeg ikke brukt noe særlig, men jeg ser nå at det kan være lurt. Får daglig nyhetsbrev fra f.eks Computerworld, digi og dinside, og det tar fort mye tid siden jeg alltid leser det med en gang, og blir fristet til å klikke på lenker og vips er jeg ute på Internett og surfer...
SvarSlettBedre å filtrere automatisk til egen mappe som du sier, og så lese av og til i stedet for to ganger hver dag! Takk for tips, dette skal jeg innføre umiddelbart :-)
Filter som jeg har hatt god erfaring med:
SvarSlettAlle mailer der du står på kopilisten går til egen mappe. Denne trenger du ikke å lese ofte - f.eks. 1gg i uken.
Gir en betydelig mer oversiktlig innboks, og er mailen stilet til noen andre og med kopi til deg - så skal du jo likevel "ta action" på noe.